Proses Perencanaan, Penetapan Tujuan, dan
Pembuat Keputusan
1. PROSES PERENCANAAN
A.
PENGERTIAN PERENCANAAN
Perencanaan adalah proses mendefinisikan
tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan
mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan adalah proses
penentuan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan dan bagaimana cara terbaik
untuk melakukan hal tersebut. Perencanaan merupakan proses terpenting dari
semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain; pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi.
B. 4 TAHAP
DASAR PERENCANAAN
Semua
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1 :
Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
Perencanaan
dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi
atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan
menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak efektif.
Tahap 2 :
merumuskan keadaan saat ini
Pemahaman
akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber
daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting,
karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah
keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk
menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan
informasi-terutama keuangan dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi
dalam organisasi.
Tahap 3 :
mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Segala
kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan
untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun
sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 :
mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
Tahap
terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut
danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif
yang ada.
C. RENCANA
OPERASIONAL
Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja
yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk
mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit
dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan
operasional yang khas :
1. Perencanaan
produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan
teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan
keuangan (Financial Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang
dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan
Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas
& layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan
pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan
distribusi barang /jasa. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource
Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang
dalam berbagai pekerjaan
D.
PERENCANAAN STRATEGIK
Perencanaan strategik ( strategic
planning) adalah suatu perencanaan ke depan yang ditetapkan untuk dijadikan
pegangan, mulai dari tingkat korporet sampai pada tingkat unit bisnis ,produk
dan situasi pasar. Perencanaan strategi merupakan strategi induk dari manajemen
strategi yaitu visi , misi, tujuan strategi dan kebijakan.
Tujuan
Perencanaan Strategi :
§
Mengukur dan memanfaatkan kesempatan
/peluang sehingga mampu mencapai keberhasilan.
§
Membantu meringankan beban manajer dalam
tugasnya menyususn dan mengimplementasikan manajemen strategi.
§
Agar lebih terlebih terorganisasikan
aktivitas-aktivitas yang dilakukan.
§
Sebagai landasan untuk memonitor perubahan
– perubahan yang terjadi, sehingga dapat dilakukan penyusaian .
§
Sebagai cermin atau evaluasi perencanaan
selanjutnya sehingga bisa menjadi bahan penyempurnaan.
E. FAKTOR
WAKTU DAN PERENCANAAN
Faktor
waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal,
yaitu:
1. waktu
sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. waktu
sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan
tanpa
informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena
waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah
waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor
waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering
rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada
sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
Rencana
jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana –
rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu
tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara
beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti
kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang
diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang.
Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategik.
2.
PENETAPAN TUJUAN
A. MISI
dan TUJUAN ORGANISASI
Tujuan
adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum
organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud
organisasi.
Misi
adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan
Misiorganisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan
organisasi dariorganisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang
lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni
mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu
pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk
merealisasikan2.
2.
Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi
sebagaikolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.
B. FUNGSI
TUJUAN
§
Pedoman Bagi Kegiatan, melalui
penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang.Fungsi tujuan memberikan arah
dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yangharus dan tidak harus
dilakukan
§
Sumber Legitimasi, akan meningkatkan
kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan
di sekitarnya
§
Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan
secara jelas dan dipahami, akanmemberikan standar langsung bagi penilaian
pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
§
Standar Motivasi, berfungsi sebagai
motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.Dalam kenyataannya, tujuan
organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
§
Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan
organisasi merupakan suatu dasar perancanganorganisasi
C.
MANAGEMEN BY OBJECTIVE ( MBO )
Pertama
kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management
pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen
berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals
management, Work planning and review dan lain sebagainya yang pada intinya
sama.
Management
by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang
efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun
informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan
kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali
atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by
objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer
dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau
sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi
pengoperasian satuan kerja.
Sistem
Management By Objective Yang Efektif
1. Adanya
komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus
berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.
2. Penetapan
tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur,
sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai gagasan yang jelas tentang apa
yang diharapkan oleh manajemen puncak, sehingga dapat diketahui antara individu
dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan
perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama
dan tanggung jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa
yang akan dicapai.
4. Perlunya
partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota,
maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi
dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan
dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan
kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.
Kebaikan
dan Kelemahan MBO
Kebaikan :
§
Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari
organisasi.
§
Membantu manajer membuat tujuan dan
sasaran.
§
Memperbaiki komunikasi vertikal antara
manajer dengan bawahan
§
Membuat proses evaluasi.
Kelemahan
:
§
Kelemahan yang melekat pada proses MBO,
dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
§
Dalam hal pengembangan dan implementasi
program-program MBO.
Unsur-unsur
Efektivitas MBO
1. Agar
MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai trampilan secara
mengetahui kemanfaatan dan kegunaan dari MBO.
2. Tujuan
merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapapun juga, sehingga
tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dari manajer,
apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top
manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana
mestinya.
4. Tanpa
partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua
pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan
dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.
3.
PEBUAT KEPUTUSAN
A.
TIPE-TIPE KEPUTUSAN
Tipe-tipe
keputusan dapat dibagi menjadi 3 yaitu:
Keputusan-keputusan yang di
program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan,
aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.
Keputusan-keputusan
yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang
berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
Keputusan-keputusan
dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya
untuk masa depan atau masa yang akan datang.
3 macam
keputusan-keputusan kepastian, resiko dan ketidak pastian.
1. Dalam
kondisi kepastian(certainly),bahwa menejer dapat mengetahui apa yang akan
terjadi diwaktu yang akan datang sebab tersedia informasi yang akurat,
terpecaya dan dapat diukur sebagai dasar keputusan.
2. Dalam
kondisi resiko/risk, bahwa manajer mengetahui besarnya probabilitas kemungkinan
hasil ,tetapi informasi yang lengkap tidak tersedia.
3. Kondisi
ke tidak pastian (uncertainty),bahwa manajer tidak dapat mengetahui
probabilitas dan tidak mengetahui hasil-hasil dan menyangkut keputusan kritis
dan yang paling menarik.keputusan dapat diambil dengan menggunakan metode kuantitatif(perhitungan
statistik) untuk mengantisipasidan memperkirakannya.
B. PROSES
PEMBUATAN KEPUTUSAN :
Pemahaman
dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan
perumusan masalah yang tepat dan akurat.
Pengumpulan
dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai
analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.
Pengembangan
alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam
perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif
suatu keputusan.
Evaluasi
alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan
komposisi,data yamg lengkap dan seimbang.
Pemilihan
alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan
konsep-konsep data alternatif yang terbaik.
Implementasi
keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam
mengambil suatu keputusan.
Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan
harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat
di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar