Flowchart Aplikasi Siklus Pendapatan dan Penjelasannya

3.4. Flowchart Aplikasi Siklus Pendapatan dan Penjelasannya

Dalam siklus pendapatan, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.

Flowchart Manual

      Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa.Berikut contoh bagan arus (flowchart) manual yang sangat sederhana pada gambar di bawah ini :

Entri Pesanan Penjualan

Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.

a.   Mengambil pesanan pelanggan

      Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat.

b.   Persetujuan kredit

      Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.

Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.

c.   Memeriksa ketersediaan persediaan

      Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman.

      Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.

      Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman.

d.   Menjawab permintaan pelanggan

      Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal.

      Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.

Document (Formulir) yang Digunakan dan Deskripsinya

3.3. Document (Formulir) yang Digunakan dan Deskripsinya

Dokumen (Formulir)

Perusahaan yang masih menyelenggarakan sistemnya secara manual, dokumen sumbernya adalah:

- Formulir pesanan penjualan (sales order). Formulir pesanan penjualan juga dapat dijadikan dokumen pengiriman, karena memang dapat dipakai sebagai otorisasi untuk mengirim barang. Bahkan menjadi dokumen penagihan. Contoh gambar :

- Formulir permintaan barang (sales order). dibuat oleh bagian penjualan, meminta bagian gudang untuk mengeluarkaan barang. Contoh gambar :

- Daftar pengiriman barang (packing list). Dokumen ini menyertai barang yang dikirim.

- Dokuemen pengangkutan (bill of lading).Dokumen ini merupakan bukti pengiriman barang melalui pihak ketiga (biro pengangkutan barang)

- Pemberitahuan pengiriman barang. Untuk memberi layanan yang baik, perusahaan seringkali memberitahu pembelian barang telah dikirim.

- Faktur penjualan (invoice),merupakan dokumen yang sangat penting dalam siklus pendapatan, karena berisi sejumlah uang yang akan diterima.

- Bukti pembayaran. adalah dokumen yang digunakan oleh pembeli

- Slip deposit (bukti setor), merupakan bukti penyetoran uang ke bank.

- Formulir pesanan susulan (Back order). Formulir ini dibuat bila barang yang dipesan oleh pembeli tidak semuanya bisa dipenuhi oleh perusahaan.

- Cash Register yang dihasilkan oleh mesin register digunakan sebagai bukti penjualan kas.

- Memo Kredit, diperlukan untuk menerima kembali barang dagangan yang dikembalikan sesuai kesepakatan.

 

sumber : http://frengkitua.blogspot.com/2014/12/document-formulir-yang-digunakan-dan.html

Bagian dan Tugas (Aktivitas) Beserta Fungsi Siklus Pendapatan

3.2 Bagian dan Tugas (Aktivitas) Beserta Fungsi Siklus Pendapatan

Empat dasar siklus pendapatan pada aktivitas bisnis :

– Sales order entry (penjualan order entry)

– Shipping (pengiriman)

– Billing and accounts receivable (penagihan dan piutang)

– Cash collections (koleksi kas)

a.      Entri pesanan penjualan / sales order entry

Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order). Proses memasukan pesanan penjualan mencakup tiga tahap :

Ø  Menerima order pelanggan

Ø  Memeriksa kemudian persetujuan kredit pelanggan

Ø  Memeriksa ketersediaan persediaan

Ø  Menjawab permintaan pelanggan

b.      Pengiriman barang / shipping

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang dinginkan tersebut. Proses ini terdiri dari dua tahap :

Ø  Mengambil dan mengepak pesanan

Ø  Mengiri pesanan tersebut beserta dokumen pengiriman (surat jalan).

Departemen bagian perdagangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.

c.       Penagihan dan piutang usaha / billing

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Serta pemrosesan informasi dan peringkasan informasi dari aktivitas pemrosesan order dan pengiriman barang. Informasi berasal dari departemen pengiriman (jenis dan kuantitas barang yang dikirim) dan departemen penjualan (harga penjualan). Prosesnya :

Ø  Penagihan ke para pelanggan

Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan.

Ø  Pemeliharaan data piutang usaha

Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha : Metode faktur terbuka: pelanggan membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan dan Metode pembayaran gabungan: pelanggan membayar sesuai jumlah yang diperlihatkan laporan bulanan.

Ø  Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

d.      Penagihan kas / cash collection

Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adalah kasir. Prosesnya :

Ø  Menangani kiriman uang pelanggan

Ø  Menyimpannya ke bank

Tujuan (Fungsi) siklus pendapatan :

1.      Mencatat order penjualan dengan cepat & akurat.

2.      Memeriksa kelayakan kredit pelanggan.

3.      Mengirimkan produk atau jasa sesuai hari yang ditentukan.

4.      Melakukan penagihan dengan tepat waktu dan akurat.

5.      Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas dengan cepat dan akurat.

6.      Posting penjualan dan penerimaan kas pada buku pembantu piutang yang sesuai.

7.      Mengamankan produk sampai barang dikirim.

8.      Mengamankan kas sampai didepositokan.
sumber : http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/32-bagian-dan-tugas-aktivitas-beserta.html

Definisi Siklus Pendapatan

3.1. Definisi Siklus Pendapatan :

“Siklus pendapatan adalah pertukaran langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi antara penjual dan pembeli. Jadi, suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.”

Siklus pendapatan ini berasal dari organisasi ekonomi, baik yang berorientasi laba maupun nirlaba, menghasilkan pendapatan melalui proses bisnis yang membentuk siklus pendapatanya. 

Siklus pendapatan yang lebih rumit, saat memperoses penjulan melalui kredit. Bisa terdapat perbedaan beberapa hari atau minggu antara saat terjadinya penjualan dengan saat penerimaan uang tunai. Jeda waktu ini membagi transaksi pendapatan ke dalam dua tahap : 

(1) tahap fisik, yang mencakup pemindahan aktivitas atau jasa dari penjual ke pembeli, dan 

(2) tahap keuangan, yang mencakup penerimaan kas oleh penjual dalam piutang dagangan. 

Tetapi dengan alasan kenyamanan pemrosesan, kebanyakan perusahaan memperlakukan setiap tahap sebagai transaksi yang terpisah . Jadi siklus pendapatan sebenarnya terdiri atas dua subsistem utama, yaitu : 

(1) subsistem prosesnya pesanan penjualan dan 

(2) subsistem penerimaan kas. 

Tujuanya yaitu untuk menyediakan produk yang tepat pada lokasi pasar yang tepat, dilakukan pada waktu yang tepat, untuk harga yang tepat (the right product in the right place at he right time for the right price).

sumber : http://razzone-azhari.blogspot.com/2014/12/31-definisi-siklus-pendapatan.html#more

COBIT

Control Objective for Information & Related Technology (COBIT) adalah sekumpulan dokumentasi best practice untuk IT Governance yang dapat membantu auditor, pengguna (user), dan manajemen, untuk menjembatani gap antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol dan masalah-masalah teknis IT (Sasongko, 2009).

COBIT mendukung tata kelola TI dengan menyediakan kerangka kerja untuk mengatur keselarasan TI dengan bisnis. Selain itu, kerangka kerja juga memastikan bahwa TI memungkinkan bisnis, memaksimalkan keuntungan, resiko TI dikelola secara tepat, dan sumber daya TI digunakan secara bertanggung jawab (Tanuwijaya dan Sarno, 2010).

COBIT merupakan standar yang dinilai paling lengkap dan menyeluruh sebagai framework IT audit karena dikembangkan secara berkelanjutan oleh lembaga swadaya profesional auditor yang tersebar di hampir seluruh negara. Dimana di setiap negara dibangun chapter yang dapat mengelola para profesional tersebut.

Kerangka Kerja COBIT

Kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan/pedoman, yakni:

• Control Objectives

Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang terbagi dalam 4 domain, yaitu : Planning & Organization , Acquisition & Implementation , Delivery & Support , dan Monitoring & Evaluation.

• Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance dan/atau saran perbaikan.

• Management Guidelines

Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

      -          Sejauh mana TI harus bergerak atau digunakan, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.

      -          Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus.

      -          Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses ( critical success factors ).

      -          Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan.

      -          Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan.

      -          Bagaimana mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.

Manfaat dan Pengguna COBIT

Secara manajerial target pengguna COBIT dan manfaatnya adalah :

• Direktur dan Eksekutif

Untuk memastikan manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan TI. 

• Manajemen

        -          Untuk mengambil keputusan investasi TI.

        -          Untuk keseimbangan resiko dan kontrol investasi.

        -          Untuk benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.

• Pengguna

Untuk memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara internal maupun eksternal.

• Auditors

        -          Untuk memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.

        -          Untuk memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.

Frame Work COBIT

COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute (ITGI). COBIT digunakan untuk menjalankan penentuan atas IT dan meningkatkan pengontrolan IT. COBIT juga berisi tujuan pengendalian, petunjuk audit, kinerja dan hasil metrik, faktor kesuksesan dan maturity model.

Lingkup kriteria informasi yang sering menjadi perhatian dalam COBIT adalah:

Effectiveness

Menitikberatkan pada sejauh mana efektifitas informasi dikelola dari data-data yang diproses oleh sistem informasi yang dibangun.

Efficiency
Menitikberatkan pada sejauh mana efisiensi investasi terhadap informasi yang diproses oleh sistem.

Confidentiality

Menitikberatkan pada pengelolaan kerahasiaan informasi secara hierarkis.

Integrity

Menitikberatkan pada integritas data/informasi dalam sistem.

Availability

Menitikberatkan pada ketersediaan data/informasi dalam sistem informasi.

Compliance

Menitikberatkan pada kesesuaian data/informasi dalam sistem informasi.

Reliability

Menitikberatkan pada kemampuan/ketangguhan sistem informasi dalam pengelolaan data/informasi.

Sedangkan fokus terhadap pengelolaan sumber daya teknologi informasi dalam COBIT adalah pada :

• Applications
• Information
• Infrastructure
• People 

Dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi, COBIT memiliki karakteristik :

• Business-focused
• Process-oriented
• Controls-based
• Measurement-driven

COBIT mengelompokkan semua aktivitas bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi 34 proses yang terbagi ke dalam 4 buah domain proses, meliputi :

Planning & Organization.

Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI   dengan strategi perusahaan, mencakup masalah strategi, taktik dan identifikasi tentang bagaimana TI dapat memberikan kontribusi maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis organisasi sehingga terbentuk sebuah organisasi yang baik dengan infrastruktur teknologi yang baik pula.

Domain ini mencakup :

       -          Menentukan rencana strategis

       -          Menentukan arsitektur informasi

       -          Menentukan arah teknologi

       -          Menentukan proses TI, organisasi dan hubungannya

       -          Mengelola investasi TI

       -          Mengkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen

       -          Mengelola sumber daya manusia

       -          Mengelola kualitas

       -          Menilai dan mengelola resiko TI

       -          Mengelola proyek

Acquisition & Implementation.

Domain ini berkaitan dengan implementasi solusi IT dan integrasinya dalam proses bisnis organisasi untuk mewujudkan strategi TI, juga meliputi perubahan dan maintenance yang dibutuhkan sistem yang sedang berjalan untuk memastikan daur hidup sistem tersebut tetap terjaga.

Domain ini meliputi:

      -          Mengidentifikasi solusi yang dapat diotomatisasi.

      -          Mendapatkan dan maintenance software aplikasi.

      -          Mendapatkan dan maintenance infrastuktur teknologi

      -          Mengaktifkan operasi dan penggunaan

      -          Pengadaan sumber daya IT.

      -          Mengelola perubahan

      -          Instalasi dan akreditasi solusi dan perubahan.

Delivery & Support.

Domain ini mencakup proses pemenuhan layanan IT, keamanan sistem, kontinyuitas layanan, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan pemenuhan proses data yang sedang berjalan.

Domain ini meliputi :

      -          Menentukan dan mengelola tingkat layanan.

      -          Mengelola layanan dari pihak ketiga

      -          Mengelola performa dan kapasitas.

      -          Menjamin layanan yang berkelanjutan

      -          Menjamin keamanan sistem.

      -          Mengidentifikasi dan mengalokasikan dana.

      -          Mendidik dan melatih pengguna

      -           Mengelola service desk dan insiden.

      -           Mengelola konfigurasi.

      -           Mengelola permasalahan.

      -           Mengelola data

      -           Mengelola lingkungan fisik

      -           Mengelola operasi.

Monitoring and Evaluation.

Domain ini berfokus pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam organisasi, pemeriksaan intern dan ekstern dan jaminan independent dari proses pemeriksaan yang dilakukan.

Domain ini meliputi:

      -           Mengawasi dan mengevaluasi performansi TI.

      -           Mengevaluasi dan mengawasi kontrol internal.

      -          Menjamin kesesuaian dengan kebutuhan eksternal.

      -           Menyediakan IT Governance.

COBIT Maturity Model

COBIT menyediakan parameter untuk penilaian setinggi dan sebaik apa pengelolaan IT pada suatu organisasi dengan menggunakan maturity models yang bisa digunakan untuk penilaian kesadaran pengelolaan (management awareness) dan tingkat kematangan (maturity level). COBIT mempunyai model kematangan (maturity models) untuk mengontrol proses-proses IT dengan menggunakan metode penilaian (scoring) sehingga suatu organisasi dapat menilai proses-proses IT yang dimilikinya dari skala nonexistent sampai dengan optimised (dari 0 sampai 5), yaitu: 0: Non Existen, 1: Initial, 2: Repetable, 3: Defined, 4: Managed dan 5: Optimized  (Purwanto dan Saufiah, 2010; Setiawan, 2008; Nurlina dan Cory, 2008).

      Sumber :

http://haendra.wordpress.com/2012/06/08/pengertian-cobit/